Column

なぜ中小企業に法務体制が必要なのか

「法務は大企業がやること」と考えている経営者や担当者はまだ多いですが、近年の法改正ラッシュやビジネス環境の複雑化により、中小企業こそ法務リスクへの備えが不可欠になっています。

たとえば、2024年に本格施行されたフリーランス・業務委託新法（特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律）は、フリーランスや個人事業主と取引する多くの中小企業に直接影響します。また、個人情報保護法の改正、ハラスメント防止措置の義務拡大、電子帳簿保存法の対応など、法務・コンプライアンス上の課題は年々増加しています。

問題は、こうした対応を担う「専任の法務担当者」を抱える余裕がない企業が大半であることです。本記事では、専任担当者がいなくても機能する法務体制の構築方法を、実践的な視点からご紹介します。

まずは「法務リスクの棚卸し」から始める

体制構築の第一歩は、自社のビジネスに潜む法務リスクを可視化することです。網羅的に対応しようとすると負担が大きすぎるため、優先度の高いリスクを特定するところから始めましょう。

リスク棚卸しの視点

• 契約関連リスク：取引先との売買契約・業務委託契約・NDAなど、契約書の不備や抜け漏れによるトラブル
• 労働関連リスク：労働時間管理の不備、ハラスメント、不当解雇など、労使トラブルに発展しやすい領域
• 個人情報・情報セキュリティリスク：顧客情報・従業員情報の取り扱い、情報漏えいへの対応
• 知的財産リスク：自社コンテンツ・商品名・ロゴの権利保護、他社IPの侵害リスク
• 法改正対応リスク：自社業種・規模に関係する法改正への対応遅れ

これらをリスト化し、「発生可能性」と「影響度（損害の大きさ）」で2軸評価を行うと、優先順位が明確になります。影響度が高く発生可能性も高い領域から順に対応策を整備していくのが合理的なアプローチです。

法務業務を誰が担うか：兼務体制の設計

専任担当者がいない場合、法務業務は総務・経理・人事などの既存スタッフが兼務するケースがほとんどです。しかし「なんとなく総務が対応する」という曖昧な状態では、対応漏れや責任の所在が不明確になりがちです。

兼務体制を機能させる3つのポイント

• 担当者と役割を明文化する：「契約書のチェックは総務の担当者が行う」「労務トラブルの初動対応は人事担当が担う」というように、業務と担当者を明示的に定めてください。
• エスカレーション基準を設ける：金額が一定額以上の契約、訴訟リスクのある案件、前例のない法的問題が生じた場合は必ず上長や外部専門家に相談するというルールを設定します。
• 定期的な情報共有の場を作る：月1回でも法務関連の情報を共有するミーティングを設けると、問題の早期発見と対応スキルの底上げに効果的です。

なお、兼務担当者に過大な負荷をかけることは本業への影響やミスのリスクを高めます。担当範囲を明確にしたうえで、外部リソースとの組み合わせを前提とした設計にすることが重要です。

外部リソースの活用：弁護士・法務アウトソーシング・クラウドツール

中小企業が法務体制を機能させるうえで、外部リソースの活用は欠かせません。コストと効果のバランスを考慮しながら、自社に合った組み合わせを選びましょう。

顧問弁護士の活用

顧問弁護士との契約は、法務リスク管理の基本インフラとも言えます。月額固定費がかかりますが、契約書のレビュー、法的判断の相談、トラブル発生時の初動対応など、幅広い場面で活用できます。

選定時のポイントは、自社業種・規模に詳しい弁護士を選ぶことです。ITスタートアップと製造業では直面する法務課題が異なります。また、日常的に気軽に相談できる関係性を築けるかどうかも重要な要素です。

法務アウトソーシングサービスの活用

近年、弁護士事務所以外にも、企業法務に特化したアウトソーシングサービスが増えています。契約書の作成・レビュー、法務文書の整備、法改正対応のサポートなどを、必要なタイミングで必要な分だけ依頼できるため、コスト効率が高い選択肢です。

LeONEが提供する法務部業務アウトソーシングは、こうした中小企業のニーズに応えるサービスのひとつです。専任担当者がいなくても、プロフェッショナルの法務サポートを受けられる体制を整えることができます。

契約書管理・法務クラウドツールの導入

SaaSの普及により、中小企業でも低コストで導入できる法務支援ツールが充実してきています。

• 電子契約サービス（クラウドサイン、DocuSign等）：契約締結の効率化とペーパーレス化
• 契約書管理システム：締結済み契約書の一元管理、更新期限アラート
• AIレビューツール：契約書のリスク箇所の自動チェック（ただし最終判断は人間が行う）

ツール導入にあたっては、自社の課題に合致した機能があるか、スタッフが実際に使いこなせるかを検討したうえで選定することが重要です。

最低限整備すべき法務ドキュメント一覧

中小企業が優先的に整備すべき法務ドキュメントを以下に整理します。すべてを一度に揃えようとせず、自社のビジネスモデルや取引形態に応じて優先順位を付けて進めてください。

契約書類

• 秘密保持契約書（NDA）：商談・提案・採用選考など、情報共有が生じるあらゆる場面で使用
• 業務委託契約書：外部業者・フリーランスへの発注時に締結。フリーランス新法の遵守にも必要
• 売買・サービス利用規約：BtoCビジネスであれば利用規約、BtoBであれば基本取引約款を整備
• 雇用契約書・労働条件通知書：採用時に必ず交付。電子交付も可能

社内規程類

• 就業規則：10名以上の事業所では作成・届出が義務。それ以下でも整備推奨
• 個人情報保護方針（プライバシーポリシー）：ウェブサイト掲載のほか、社内の取り扱いルールも定める
• ハラスメント防止規程・相談窓口の設置：中小企業にも義務化（2022年4月から）
• 情報セキュリティポリシー：情報の分類・管理・持ち出しルールなど

これらのドキュメントは作って終わりではなく、定期的に見直し・更新することが重要です。法改正や事業内容の変化に合わせて適宜改定する仕組みも合わせて設けてください。

法務体制を継続的に機能させるための運用ポイント

体制を構築しても、日常の業務の中で機能し続けなければ意味がありません。以下の運用ポイントを押さえることで、法務体制の実効性を高めることができます。

法務チェックを「業務フロー」に組み込む

「気になったら相談する」という属人的な運用では、重要な法務チェックが漏れるリスクがあります。たとえば「新規取引先との契約締結前には必ず担当者が契約書チェックリストを確認し、一定金額以上は外部レビューを受ける」というように、業務フローの中にチェックポイントを組み込むことが効果的です。

社員への法務教育を継続的に行う

法務リスクの多くは、現場社員の無意識の行動から生じます。契約書に無断でハンコを押す、SNSで業務情報を投稿する、相手の著作物を無断で使用するといったリスク行動を防ぐには、定期的な法務・コンプライアンス研修が不可欠です。

年1〜2回の全社研修に加え、新入社員向けのオリエンテーションでも基本的なリスク意識を伝えましょう。外部の弁護士や法務専門家を招いた研修は、説得力があり効果的です。

トラブル発生時の初動マニュアルを用意する

万が一、クレーム・訴訟・行政調査・情報漏えいなどのインシデントが発生した場合に備え、初動対応のマニュアルを用意しておくことをお勧めします。「誰に報告し、誰が対応の指揮を取り、いつ弁護士に相談するか」を事前に決めておくことで、パニック状態での判断ミスを防げます。

外部専門家との関係を平時から構築する

トラブルが発生してから慌てて専門家を探すのではなく、平時から顧問弁護士や法務アウトソーシング事業者との関係を築いておくことが重要です。自社のビジネスを理解した専門家がすぐに動いてくれる環境を整えておくことが、リスク対応力の根幹となります。

まとめ：小さく始めて着実に整備する

中小企業が法務体制を構築する際に最も大切なのは、「完璧を目指さず、優先度の高いところから着実に整備する」姿勢です。

まず自社のリスクを棚卸しし、最も影響度の大きい領域の契約書・規程を整え、兼務体制と外部リソースを組み合わせた運用フローを作る。この基本ステップを踏むだけでも、多くの法務リスクを大幅に低減できます。

事業が成長するにつれてリスクの種類と複雑さも増していきます。そのタイミングで専任の法務担当者の採用や、より本格的な法務アウトソーシングの活用を検討することが、持続的な成長を支える法務体制への道筋となります。

LeONEでは、中小企業・成長期のスタートアップを対象に、法務部業務アウトソーシングや法務部コンサルティング、法務人材コネクトなど、企業の成長ステージに合わせた多様な法務支援サービスを提供しています。「まず何から始めればいいかわからない」という段階からでもお気軽にご相談ください。